Vad är OCR-nummer och varför behöver du det?
OCR-nummer är ett viktigt verktyg för svenska företag som vill ha effektiv hantering av inbetalningar. Men vad är egentligen ett OCR-nummer, och varför bör du använda det?
Vad är OCR?
OCR står för Optisk Läsning av Check (Optical Character Recognition) och är en unik sifferkod som används för att identifiera betalningar i det svenska banksystemet. OCR-numret kopplar betalningen till rätt faktura via bankgiro eller plusgiro.
När en kund betalar med OCR-nummer kan banken automatiskt koppla inbetalningen till rätt faktura hos mottagaren.
Hur fungerar OCR-nummer?
Ett OCR-nummer är vanligtvis mellan 2 och 25 siffror långt och innehåller:
- Kundnummer eller fakturanummer - För att identifiera vem som betalar och vilken faktura det gäller
- Kontrollsiffra - Det sista siffret, för att upptäcka felaktiga inmatningar
Kontrollsiffran beräknas enligt MOD10-algoritmen (även kallad Luhn-algoritmen). Den gör det möjligt att upptäcka om någon har matat in fel siffror. Om kontrollsiffran inte stämmer avvisas betalningen och kunden uppmanas kontrollera numret.
Så fungerar MOD10-algoritmen
MOD10-kontrollen fungerar så här:
- Siffrorna i OCR-numret (exklusive kontrollsiffran) viktas omväxlande med 2 och 1 från höger
- Varje resultat som överstiger 9 delas upp i sina enskilda siffror och adderas
- Alla resultat summeras
- Kontrollsiffran är det tal som gör att summan blir jämnt delbar med 10
Detta ger en extremt effektiv feldetektering med minimalt beräkningsbehov.
Fördelar med OCR-nummer
1. Automatisk avstämning
När kunder använder OCR vid betalning kan banken automatiskt matcha inbetalningen med fakturan. Detta sparar dig manuellt arbete med att ta reda på vem som har betalat vad.
2. Färre fel
Kontrollsiffran i OCR-numret gör det nästan omöjligt att mata in fel utan att systemet upptäcker det. Detta minskar felaktiga inbetalningar avsevärt.
3. Snabbare uppgjör
Med automatisk avstämning kan du snabbare se vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande är utestående. Det förbättrar din kassaflödesöversikt.
4. Professionellt intryck
Att ha OCR-nummer på fakturorna ger ett mer professionellt intryck och visar att ditt företag har goda rutiner.
Bankgiro och Plusgiro
OCR-nummer används tillsammans med bankgiro- eller plusgironummer:
- Bankgiro - Administreras av Bankgirocentralen. Det vanligaste betalningssättet för företag i Sverige.
- Plusgiro - Administreras av Nordea. Fungerar på liknande sätt som bankgiro.
Ditt företag behöver ett bankgiro- eller plusgironummer för att kunna ta emot betalningar med OCR.
Hur skapar du OCR-nummer?
Det finns huvudsakligen ett sätt att beräkna OCR-nummer:
- Modulus 10 (Luhn) - Använder vikterna 2 och 1 alternerande. Detta är den vanligaste metoden i Sverige.
Fakturagenerator.com genererar automatiskt giltiga OCR-nummer för alla fakturor du skapar. Du behöver inte tänka på beräkningen - vi sköter det tekniska.
Tips för användning av OCR
- Säkerställ att OCR-numret är väl synligt på fakturan
- Informera kunderna om vikten av att använda OCR vid betalning
- Kontrollera att ditt bankgiro- eller plusgirokonto är uppsatt för att ta emot OCR-betalningar
- Använd fakturanumret som bas för OCR-numret för enkel koppling
OCR jämfört med andra nordiska system
- OCR (Sverige) - Optisk Läsning av Check, bankgiro/plusgiro-systemet
- KID (Norge) - Kundeidentifikasjon, liknande system i Norge
- FIK (Danmark) - Felles Indbetalingskort, danskt betalningsreferenssystem
Alla dessa system har samma grundläggande syfte: att automatiskt koppla en betalning till rätt faktura.
Ett bra OCR-system kan spara dig timmar med manuell avstämning varje månad.
Med Fakturagenerator.com får du automatiskt genererade OCR-nummer på alla fakturor, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något - att driva ditt företag.