Betalningspåminnelse på faktura - Mall och regler
Obetald faktura? Här är allt du behöver veta om betalningspåminnelser i Sverige - från vänlig påminnelse till inkasso.
När ska du skicka betalningspåminnelse?
Tidslinje för uppföljning:
Dag 1 efter förfallodag: Vänlig påminnelse
"Vi ser att faktura #123 förföll igår. Vi antar att det rör sig om en förglemmelse."
14 dagar efter förfallodag: 1:a betalningspåminnelse
Formell påminnelse med nytt betalningsbesked.
28 dagar efter förfallodag: 2:a betalningspåminnelse
Varning om inkasso om betalning uteblir.
42 dagar efter förfallodag: Överväg inkasso
Skicka till inkassobolag eller rättslig indrivning.
Påminnelseavgift - vad kan du ta?
Enligt inkassolagen kan du kräva:
Påminnelseavgift
- Max 60 SEK per påminnelse
- Kan tas ut för varje skickad påminnelse
- Ska framgå av de ursprungliga betalningsvillkoren
Dröjsmålsränta
- Referensräntan + 8 procentenheter
- Referensräntan fastställs av Riksbanken varje halvår
- Beräknas från förfallodagen
- Gäller om det avtalats eller om det finns stöd i räntelagen
Inkassokostnader
- Regleras i inkassolagen och tillhörande förordning
- Beror på kravets storlek
- Läggs till av inkassobolaget
Mall för 1:a betalningspåminnelse
BETALNINGSPAMINNELSE
Till: [Kundens namn]
Datum: [Datum]
Vi hänvisar till faktura nr. [nummer] med förfallodag [datum].
Vi kan inte se att vi har mottagit betalning för denna faktura.
Vi ber att beloppet [summa] SEK inbetalas snarast.
Ursprunglig faktura: [belopp] SEK
Påminnelseavgift: 60 SEK
---------------------------------
Att betala: [totalsumma] SEK
Bankgiro: [bankgironummer]
OCR: [OCR-nummer]
Nytt förfallodatum: [datum + 14 dagar]
Om betalning redan har skett, vänligen bortse
från denna påminnelse.
Med vänlig hälsning
[Ditt namn/företag]
Mall för 2:a betalningspåminnelse (varning om inkasso)
VARNING OM INKASSO
Till: [Kundens namn]
Datum: [Datum]
Trots tidigare påminnelse har vi inte mottagit betalning
för faktura nr. [nummer].
Om betalning inte mottagits senast [datum], kommer kravet
att överlämnas till inkasso utan ytterligare varning.
Ursprunglig faktura: [belopp] SEK
Påminnelseavgift 1: 60 SEK
Påminnelseavgift 2: 60 SEK
Dröjsmålsränta: [belopp] SEK
---------------------------------
Att betala: [totalsumma] SEK
Bankgiro: [bankgironummer]
OCR: [OCR-nummer]
Betalningsfrist: [datum]
[Ditt namn/företag]
Tips för effektiv påminnelse
1. Var professionell
Håll tonen saklig, även om du är frustrerad. En professionell påminnelse ger bättre resultat och bevarar kundrelationen.
2. Gör det enkelt att betala
Inkludera alltid bankgiro/plusgiro och OCR-nummer. Ju enklare det är att betala, desto snabbare får du pengarna.
3. Följ upp per telefon
Ibland är ett telefonsamtal mer effektivt än en skriftlig påminnelse. Ring och fråga vänligt om status.
4. Dokumentera allt
Spara alla påminnelser och all kommunikation. Detta är viktigt om ärendet går till inkasso.
5. Känn dina kunder
Stora, etablerade företag betalar nästan alltid - de behöver bara en påminnelse. Nya kunder bör följas upp tätare.
När bör du överväga inkasso?
Lämna över till inkasso om:
- Kunden inte svarar på kontaktförsök
- Kunden vägrar betala utan giltig anledning
- Det har gått mer än 42 dagar efter förfallodag
- Kravet är tillräckligt stort för att det ska vara värt det
Kronofogden
I Sverige kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden:
- Kostar 300 SEK i ansökningsavgift
- Snabbt och effektivt om motparten inte bestrider kravet
- Kan leda till utmätning om betalning uteblir
Alternativ till inkasso:
- Kronofogden - Betalningsföreläggande för otvistiga krav
- Betalningsplan - Kom överens om avbetalning
- Avskrivning - Om kravet inte är värt att driva vidare
Förebygg betalningsproblem
Det bästa är att undvika påminnelser överhuvudtaget:
- Skicka faktura omedelbart efter leverans
- Ha tydliga betalningsvillkor
- Kräv förskott från nya kunder
- Erbjud flera betalningsmetoder
- Kontrollera kreditvärdighet vid stora belopp
Professionell uppföljning av obetalda fakturor är god affärssed, inte påträngande.