Fakturanummer - Regler och bästa praxis
Fakturanumret är en viktig del av varje faktura. Här lär du dig hur du gör det rätt enligt svenska regler.
Vad är ett fakturanummer?
Ett fakturanummer är en unik identifierare som skiljer varje faktura från alla andra. Det används för:
- Referens vid betalning
- Spårbarhet i bokföringen
- Dokumentation vid revision
- Kommunikation med kunder
Lagkrav för fakturanummer
Enligt bokföringslagen (BFL) och Skatteverkets regler måste fakturanummer vara:
1. Unikt
Inga två fakturor får ha samma nummer. Varje faktura ska ha sin egen unika identifierare.
2. Löpande (sekventiellt)
Numren ska följa en logisk ordning utan luckor. Det ska gå att följa nummerserien och se att inga fakturor saknas.
3. Spårbart
Det ska vara möjligt att hitta alla fakturor i serien. Varje nummer ska kunna kopplas till en specifik faktura.
Vanliga numreringssystem
System 1: Enkla tal
Enkelt och överskådligt för små företag med få fakturor.
System 2: År + nummer
Startar om varje nytt år. Populärt val som ger tydlig information om när fakturan skapades. Exempel: 2026-001, 2026-002, 2026-003.
System 3: År + månad + nummer
Ger mer detaljerad information om när fakturan skapades. Användbart för företag med hög faktureringsfrekvens. Exempel: 202601-001, 202601-002.
System 4: Prefix + nummer
Nyttigt om du har olika dokumenttyper och vill skilja dem åt. Exempel: F-001, F-002, F-003.
Bästa praxis
1. Välj ett system och håll dig till det
Byt inte system mitt i verksamhetsåret. Det skapar förvirring och kan ge problem vid revision.
2. Hoppa inte över nummer
Luckor i nummerserien kan väcka misstankar om att fakturor saknas. Om du behöver annullera en faktura, markera den som annullerad istället för att hoppa över numret.
3. Starta om vid nytt år
De flesta väljer att starta nummerserien på nytt den 1 januari. Inkludera årtalet i numret (2026-001) så att det tydligt framgår vilket år fakturan tillhör.
4. Ha god marginal
Om du startar på 001 har du plats för 999 fakturor. Behöver du fler, använd fler siffror (0001). Det är bättre att ha för många siffror än för få.
Vad gör jag om jag hoppat över ett nummer?
Om du upptäcker att du hoppat över ett nummer:
- Använd det inte senare - Det skapar mer förvirring
- Dokumentera luckan - Skriv en intern anteckning
- Fortsätt som vanligt - Från nästa nummer
Vid revision kan du förklara luckan om frågor uppstår. Det viktigaste är att du har dokumenterat den.
Kreditnotor och numrering
Kreditnotor bör ha en egen nummerserie för att undvika förvirring:
Faktura: 2026-001, 2026-002, 2026-003
Kredit: K2026-001, K2026-002
Alternativt kan du använda samma serie, men det måste tydligt framgå att det är en kreditnota.
Automatisk numrering
Med en fakturagenerator slipper du hålla koll på nummerserien manuellt:
- Automatiskt nästa nummer
- Ingen risk för dubbletter
- Följer valt system
- Överskådlig historik
Använd Fakturagenerator.com
Vår lösning hanterar fakturanumrering åt dig:
- Automatisk löpande numrering
- Årsbaserat system (2026-001)
- Inga luckor i serien
- Enkel översikt över alla fakturor
Fokusera på jobbet, låt systemet sköta numreringen.