Vad är en faktura? Enkel förklaring
Vad är egentligen en faktura? Om du är ny i näringslivet eller bara nyfiken, får du här en enkel förklaring.
Vad är en faktura?
En faktura är ett dokument som kräver betalning för varor eller tjänster som har levererats. Den fungerar som en formell betalningsanmodan från säljare till köpare.
Enkelt förklarat: En faktura är en räkning från ett företag.
Varför behöver vi fakturor?
Fakturor fyller flera viktiga funktioner:
1. Dokumentation
Fakturan dokumenterar vad som har köpts, när och till vilket pris. Det är viktigt för både säljare och köpare.
2. Bokföring
Fakturor utgör grunden för bokföringen. De visar intäkter (för säljaren) och kostnader (för köparen).
3. Momshantering
För momsregistrerade företag är fakturan nödvändig för att dokumentera avdragsrätt för ingående moms.
4. Juridiskt bevis
Vid oenighet om betalning är fakturan ett juridiskt dokument som kan användas som bevis.
Faktura vs. kvitto
Många blandar ihop faktura och kvitto. Här är skillnaden:
| Faktura | Kvitto |
|---------|--------|
| Skickas före betalning | Ges efter betalning |
| Kräver betalning | Bekräftar betalning |
| Har förfallodatum | Har betalningsdatum |
| Används mellan företag | Vanligt i butik |
Faktura vs. räkning
I vardagsspråk används "faktura" och "räkning" synonymt. Tekniskt sett:
- Räkning är det allmänna begreppet
- Faktura är den formella, juridiska benämningen
I affärssammanhang bör du alltid använda "faktura".
Vem kan skicka faktura?
För att skicka faktura måste du:
- Vara registrerad - Enskild firma, aktiebolag eller annan företagsform
- Ha organisationsnummer - Från Bolagsverket
- Bedriva näringsverksamhet - Inte privatpersoner (med undantag)
Kan privatpersoner skicka faktura?
Privatpersoner kan normalt inte skicka faktura. Du måste registrera ett företag först. Det finns undantag för enstaka uppdrag, men då kan du behöva använda en faktureringstjänst.
Vad innehåller en faktura?
En komplett faktura har:
- Fakturanummer - Unikt nummer
- Datum - När fakturan skapades
- Förfallodatum - När betalning ska ske
- Säljare - Namn, adress, org.nr
- Köpare - Vem som ska betala
- Beskrivning - Vad som har levererats
- Belopp - Pris och eventuell moms
- Betalningsinfo - Bankgiro, OCR-nummer
Typer av fakturor
Försäljningsfaktura
Den vanligaste typen. Skickas när du säljer något.
Kreditfaktura
En "negativ faktura" som korrigerar eller annullerar en tidigare faktura.
Proformafaktura
En preliminär faktura, ofta använd vid export eller som prisuppgift.
Delfaktura
Fakturering av delar av ett större projekt under arbetets gång.
Slutfaktura
Den sista fakturan i ett projekt.
Hur skapar man en faktura?
Du kan skapa faktura på flera sätt:
- Manuellt i Word/Excel - Tidskrävande, lätt att göra fel
- Bokföringsprogram - Kostsamt, ofta mer än vad småföretag behöver
- Fakturagenerator - Gratis, enkelt, professionellt
Använd Fakturagenerator.com
Skapa din första faktura gratis:
- Ingen registrering behövs
- Automatisk företagsuppslag
- Moms beräknas automatiskt
- PDF på sekunder
En faktura är mer än bara en räkning - det är ett professionellt dokument som representerar ditt företag.